Padronizar processos é a base para uma gestão estratégica. Na busca pelo alcance de melhores resultados e melhorias nas etapas de produção, os gestores têm buscado no mapeamento de processos uma modelagem do fluxo de atividades com vistas a ganhos de competitividade e melhor desempenho.
Mapear um processo não é uma tarefa fácil! Diariamente, uma série de processos é executada e, muitas vezes, erros e falhas podem ocorrer pelo fato de os gestores desconhecerem detalhes na sequência das tarefas, não identificarem os recursos ou mesmo as facilidades necessárias à sua execução, até pela falta de uma visão sistêmica para saber lidar com as pessoas e suas resistências e dificuldades.
É preciso encarar a rotina organizacional como uma teia de processos, em que cada colaborador executa suas tarefas seguindo uma lógica sequencial com o objetivo de atingir maior eficiência produtiva e valor para um grupo específico de clientes. Via de regra, os processos integram e facilitam a comunicação entre os vários departamentos de uma empresa e refletem a forma como ela funciona.
Mas como controlar todos os passos na execução de atividades dentro de uma organização? Aí é que o mapeamento de processos funciona como peça-chave na estrutura organizacional e na melhor gestão empresarial.
Confira nosso post de hoje e aprenda a fazer o mapeamento de processos da sua empresa corretamente. Confira!
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que permite compreender o funcionamento de cada etapa do processo produtivo de forma a examiná-lo e melhorá-lo. Por meio dessa ferramenta é possível ter controle de todos os passos-chave do funcionamento da organização, possibilitando melhorar processos já existentes ou implantar novas estratégias voltadas para processos.
Via de regra, o mapeamento de processos exige que os responsáveis esbocem um fluxo de atividade, uma vez que a padronização é o primeiro passo de um mapeamento. Ou melhor, para conhecer o processo atual de atividades é necessário obter um fluxo preliminar das atividades executadas.
Como a padronização é resultado de um processo modelado, fica evidente que para mapear todos os processos é necessário utilizar alguma simbologia (ou mesmo anotações) específica, ou seja, o mapeamento consiste em elaborar um fluxograma para melhor compreensão de um processo e, é claro, para documentar um processo.
Pelo mapeamento dos processos, é possível:
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Eliminar tarefas desnecessárias;
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Reduzir os atrasos ou retrabalhos;
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Esclarecer os papéis dentro do processo;
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Reduzir custos e automatizar rotinas;
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Mudar processos com rapidez de forma a torná-los mais ágeis;
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Padronizar em conformidade com as melhores práticas de produção, gerando maior transparência;
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Ter maior controle e monitoramento;
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Conseguir melhor satisfação e resposta do cliente quanto ao produto/serviço entregue.
De forma geral, o mapeamento de processos consiste na construção de fluxogramas, gráficos de implantação ou outro tipo de metodologia que possa mostrar as etapas produtivas desenvolvidas por cada funcionário e como cada uma se relaciona com o trabalho dos outros no processo. Ou seja, ele possibilita identificar, priorizar e entender problemas que, muitas vezes, passam despercebidos na rotina diária e na repetição das tarefas executadas.
A importância do mapeamento de processos é tamanha que o Sebrae ministra cursos sobre o tema visando ajudar empresários nesta tarefa. Entretanto, neste artigo explicaremos o passo a passo.
Como funciona?
O mapeamento de processos procura mapear visualmente o fluxo de atividades de um processo, descrevendo e analisando cada tarefa para atingir os objetivos de gestão.
Estudos confirmam que pessoas que trabalham em organizações podem desperdiçar de 15 a 20% do tempo realizando retrabalhos, executando tarefas que não trarão resultados, consultando instruções incompletas ou mesmo realizando atividades de outras pessoas.
O mapeamento de processos permite definir os processos que são executados pela empresa em forma de fluxograma ou gráficos, identificando as áreas problemáticas, como é o caso de problemas de capacidade, atrasos ou mesmo falhas. Uma vez identificados, é possível desenvolver soluções e introduzir novos processos melhorados.
O mapeamento de processos permite que uma organização:
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Estabeleça o que está acontecendo e por quê;
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Meça o quão eficientemente o processo está funcionando;
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Reúna informações para entender onde está ocorrendo o desperdício e a ineficiência produtiva – e o seu impacto sobre os clientes;
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Desenvolva novos processos e aperfeiçoe aqueles existentes, de forma a reduzir ou eliminar a ineficiência e aumentar o desempenho.
Como deve ser feito
O primeiro passo em um mapeamento de processos é envolver todos aqueles que trabalham na execução deles:
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Colaboradores: os que realizam o trabalho;
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Fornecedores;
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Clientes;
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Supervisores ou demais funções.
É essencial que todos os profissionais operacionais sejam envolvidos no mapeamento dos processos. As pessoas que trabalham na organização serão o elo pelo qual você poderá encontrar as informações necessárias sobre tudo o que é desenvolvido na organização.
Para alcançar tal objetivo, algumas técnicas de mapeamento de processos são úteis, como:
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Entrevistas, questionários, reuniões;
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Observações de campo;
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Coleta de evidências;
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Análise de documentos e relatórios existentes.
Seja qual for o método escolhido, tente pontuar:
Etapas
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Quais são as entradas e as saídas do processo?
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Quais são as metas estabelecidas?
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Quais são os problemas enfrentados?
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Existem métricas utilizadas?
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Quais são os riscos?
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Outras que achar necessárias.
Justificativa
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Qual a importância desse processo?
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Por que ele existe?
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Qual a funcionalidade desse processo?
Localidade
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Em que local o processo é executado?
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Onde ele é planejado e avaliado?
Tempo de execução
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Quando o processo foi planejado?
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Está sendo executado?
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Quando e em quanto tempo é executado?
Responsabilidades
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Quem são os clientes?
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Quem são os fornecedores?
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Quem realiza o gerenciamento desses processos?
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Quem executa?
Métodos utilizados
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Como e quando são planejados os processos?
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Como e quando são executados?
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Como está o andamento do processo planejado?
Como evitar erros ao desenhá-los?
Muitos gestores acabam tendo insucesso no mapeamento de processos pela simples falta de experiência em saber utilizar a metodologia adequadamente, o que afeta a identificação de oportunidades de melhoria, para saber quais gargalos estão afetando o bom desempenho, entre outros problemas que prejudicam todo o fluxo de atividades.
Quais seriam os principais erros cometidos ao desenhar um mapeamento de processos?
Aplicação de mapeamento de processos em tipos inapropriados de processos: Cada processo executado deve ter um tipo de mapeamento adequado, o que envolve uma metodologia apropriada ao que foi planejado e ao que está sendo realizado.
Não ter foco no mapeamento de processos e não considerar fatores externos: A análise preliminar pode apontar áreas onde ocorrem as ineficiências de processos, mas as causas subjacentes podem residir fora dos processos onde esses problemas são diagnosticados. Via de regra, a causa da ineficiência pode estar fora do processo.
Criar “mapas perfeitos de processos” e esquecer de melhorar o negócio: Muitos gestores acabam focando esforços na criação de perfeitos “mapas de processo” e esquecem que o objetivo dessa ferramenta é melhorar as etapas do processos produtivo. É preciso utilizar as informações geradas para compreender o negócio, ou seja, juntar as partes para as coisas fazerem sentido.
Sugestão de melhores práticas
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Estabeleça objetivos claros de melhoria contínua;
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Avalie a natureza dos processos que estão sendo adotados e decida se o mapeamento de processos pode render mais benefícios na identificação de oportunidades de melhoria, ou seja, use o mapeamento de processos onde ele é mais apropriado;
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Avalie continuamente o mapeamento de processos dentro das estruturas organizacionais, de forma a encontrar novas ideias sobre como melhorá-lo.
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